Porządek na biurku, to porządek w głowie

Schludne miejsce pracy to wydajne miejsce pracy. Nie tylko bałagan wywołuje pierwsze złe wrażenie u klientów i innych gości, ale może być też źródłem rozproszenia dla samego użytkownika. Przynajmniej tak wydaje się na pierwszy rzut oka. Czy aby jest i tak w rzeczywistości?

Popularny pogląd na porządek w materiałach biurowych głosi, że schludność to fundament dobrej pracy. Jednak schludne miejsce pracy to nie tylko porządek na biurku i usuwanie bałaganu z obszarów odwiedzanych przez klientów, ale także utrzymywanie porządku na zewnątrz miejsca pracy, w pokojach pracowniczych, a nawet w schowkach na sprzęt biurowy.

Dlaczego artykuły biurowe powinny być utrzymywane w porządku?

Podczas gdy wielu ludzi zwykle utrzymuje swoje biurko w porządku, jest mnóstwo innych, którzy tego nie robią. Mają swój własny system odnajdywania się w chaosie, jednak jeśli nie będą obecne przy biurku, nagle odnalezienie jakichś niezbędnych dokumentów może być bardzo trudne. Porzucone etykiety samoprzylepne na pewno nie rzucają światła na organizację biurka dla kogoś niezaznajomionego.

Wielu menedżerów wierzy, że jeśli pójdzie się o krok dalej i wprowadzi politykę czystego biurka, nie tylko uniknie się rozproszenia uwagi pracowników, ale i zaoszczędzi się czas, próbując na przykład zlokalizować ważne dokumenty lub taśmę dymo, które mogą być przechowywane na biurku.

Po co akcesoria biurowe w czystości?

Logika podpowiada, że kiedy Twoi pracownicy nie mogą znaleźć sprzętu niezbędnego do wykonywania swojej pracy, nie tylko marnuje się czas na poszukiwanie sprzętu, ale też więcej czasu spędzą ostatecznie sfrustrowani i przez to mniej wydajni.

Ponadto, jeśli przedmiot nie zostanie znaleziony, więcej czasu (i pieniędzy) zostanie zmarnowane na wyjście na zakupy, aby kupić coś, co już możesz posiadać. (Wciąż bardzo to zdroworozsądkowe).

Nie oznacza to, że musisz skatalogować wszystkie swoje urządzenia biurowe w kolejności alfabetycznej, to po prostu oznacza, że kalkulator biurowy czy inne artykuły powinny być widoczne i łatwe do znalezienia.

Jak uporządkować pomieszczenia dzielone i urządzenia wielofunkcyjne

Obszary wspólne, takie jak pokoje przerw, korytarze, toalety, a nawet sale spotkań, mogą być powodem do kłótni, ponieważ zwykle nikt nie czuje, że ​​ich obowiązkiem jest utrzymywać je w czystości.

Wykorzystanie roślin w miejscu pracy to świetny sposób na rozjaśnienie przestrzeni i wprowadzenie niewielkiej ilości świeżości i czystości.

Wynajęcie usługi firmy sprzątającej na początek lub koniec każdego dnia powstrzyma argumenty na temat nieschludnych obszarów, pozwalając personelowi zrobić to, co do niego należy, zamiast sprzątać.

Obszary zewnętrzne równie ważne jak materiały biurowe

Ludzie lubią być dumni z firmy, dla której pracują. Jeśli są dumni z tego, co robią, prawdopodobnie będą pracować ciężej i będą bardziej produktywni. Nikt nie chce przechodzić obok zmęczonego, zniszczonego budynku w dzień wolny od pracy i wskazywać znajomym i bliskim, że jest to ich miejsce pracy.

Szczególnie w miesiącach letnich wiele osób lubi spędzać czas na zewnątrz. Jeśli Twoi pracownicy są zajęci, najprawdopodobniej oznacza to, że zrobią sobie przerwę na lunch na podwórzu, a nie pójdą na spacer. Mając gdzie przyjemnie usiąść i spędzić trochę czasu z dala od biurka personel będzie odświeżony, a zatem o wiele bardziej wydajny po powrocie do pracy np. przy drukarce etykiet.

Najlepszym sposobem na utrzymanie porządku na zewnątrz jest zatrudnienie firmy zajmującej się czyszczeniem lub zarządzaniem obiektami, aby dbały o utrzymanie terenu. Specjalista nie tylko szybko i sprawnie wykona zadanie, ale także ktoś, kto zna się na konserwacji terenu może szybko wykryć zagrożenia lub inne problemy związane ze zdrowiem i bezpieczeństwem, zanim staną się problemem.

Najnowsze badania z Harvard Business Review zdają się potwierdzać, że nawet robienie prostych rzeczy, aby utrzymać porządek w miejscu pracy, może poprawić wydajność całej Twojej siły roboczej. Jeśli pomieszczenia wspólne i zewnętrzne są utrzymywane w czystości, nawet ci, którzy tak czy siak zachowaliby porządek wokół siebie, skorzystają na podwyższeniu morale, ostatecznie zwiększając produktywność.

Druga strona medalu utrzymania sprzętu biurowego w porządku

Jeśli zagracone biurko jest oznaką zagraconego umysłu, czego znakiem jest biurko puste?” – Albert Einstein.

Zarówno Albert Einstein, jak i pisarz Roald Dahl znakomicie wykonywali pracę przy bardzo brudnych biurkach i nigdy narzekali na żadne domniemane z tym problemy.

A jednak niechlujne biurko przyciąga uśmieszki, a z powyżej wymienionych powodów może nawet prowadzić do otwartego potępienia.

A więc jak rozwiązać wielką debatę pt. „porządek czy nieporządek”? Kto ma rację?

Cóż, nowe badania wykazały, że porządek i nieporządek w środowisku mają różne konsekwencje psychologiczne.

Badania rzucają nowe światło na porządek akcesoriów biurowych

W pierwszym eksperymencie uczestnicy zostali poproszeni o wypełnienie ankiet w biurze (Vohs et al., 2013). Niektórzy robili to, gdy biuro było czyste i uporządkowane, a inni robili to, gdy było brudno, z artykułami biurowymi i papierami porozrzucanymi dookoła.

Następnie mieli okazję przekazać darowiznę na cele charytatywne i wybrać zdrową lub niezdrową przekąskę. Wyniki pokazały, że:

"Bycie w czystym pokoju zdawało się zachęcać ludzi do robienia tego, czego od nich oczekiwano. W porównaniu z uczestnikami brudnego pokoju, przekazali więcej pieniędzy na cele charytatywne i częściej wybierali jabłko zamiast batonika."

Tak więc firma, które chce posłuszności i dobrego zachowania, ma prawdopodobnie rację, gdy stawia priorytet na schludne biurka.

Jak rzucona w kąt taśma dymo może podnieść kreatywność

W innym eksperymencie uczestnicy zostali poproszeni o podanie jak największej ilości zastosowań piłeczki do ping-ponga. Jest to typowy test kreatywności, który mierzy zdolność do tworzenia nowych pomysłów.

W tym wypadku niechlujne biurka radziły sobie lepiej niż czyste: „Przebywanie w nieuporządkowanym pokoju doprowadziło do czegoś, czego firmy, branże i społeczeństwa często oczekują: do większej kreatywności”. A także: „Uporządkowane środowiska promują konwencje i zdrowe wybory, które mogłyby poprawić życie, pomagając ludziom przestrzegać norm społecznych i poprawić samopoczucie. Nieuporządkowane otoczenie stymuluje kreatywność, która ma ogromne znaczenie dla kultury, biznesu i sztuki”.

Kiedy pracować w warunkach uporządkowanych materiałów biurowych?

Tak więc, zarówno utrzymane w czystości, jak i niechlujne środowiska mają swoje wady i zalety. Oba można wykorzystać na swoją korzyść.

Na początku procesu twórczego potrzebujesz z reguły mnóstwa pomysłów, więc pójście w kierunku niechlujnych obszarów może być najlepszym wyborem.

Jednak w miarę postępu projektu pomysły trzeba zawęzić, udoskonalić i zaprowadzić porządek w chaosie. Być może najłatwiej jest to osiągnąć właśnie w czystych, schludnych pomieszczeniach.

Te ustalenia mogą również mieć zastosowanie w Internecie. Naukowcy przeprowadzili testy kontrolne w sieci i ich wstępne wyniki sugerują, że uporządkowane strony internetowe zachęcają do przewidywalnych, prostych akcji i działań, a bardziej niechlujne zachęcają do kreatywności i eksperymentowania na stronach.

Powyższe badanie pomaga wyjaśnić, dlaczego: „...wielu kreatywnych osób z nagrodami Nobla i innymi niezwykle prestiżowymi nagrodami woli – a w rzeczywistości kultywuje – brudny klimat jako pomoc w ich pracy.”

Zatem to, czy powinieneś odłożyć etykiety samoprzylepne na swoje miejsce, zależy ostatecznie tylko od tego, co pragniesz osiągnąć: wypełnienia instrukcji krok po kroku czy kreatywności.