Kalendarz książkowy - jak go używać, aby osiągnąć sukces?

Wrzesień to doskonały moment, aby zastanowić się nad tym, jak zarządzasz swoim czasem. Czy trzymasz się terminów? Czy nie zapominasz o umówionych spotkaniach? Czy trzymasz rękę na pulsie i wszystko masz pod kontrolą? Odpowiedz sobie na te pytania i zastanów się nad tym, jak udoskonalić tzw. time management. Jeżeli w bieżącym roku nie używałeś kalendarza, koniecznie zacznij go używać w roku nadchodzącym! Nie obawiaj się o chaos w notatkach i jeszcze większy bałagan w deadline'ach. Podpowiemy Ci, jaki kalendarz wybrać i jak z niego korzystać, abyś mógł pracować i zarządzać swoim czasem jeszcze efektywniej.

 

Jaki kalendarz 2018 kupić?

 

Na rynku wydawniczym, w sklepach papierniczych i księgarniach znajdziesz wiele kalendarzy o różnym zastosowaniu. Możesz wybrać kalendarz ścienny, kalendarz kieszonkowy, a także kalendarz książkowy. Naszym faworytem jest właśnie ten ostatni i to na jego uzupełnianiu skupimy się w tym tekście. Na co zwrócić uwagę przy jego zakupie?

 

Układ kalendarza - sprawa podstawowa

 

Kupując kalendarz na 2018 rok, koniecznie go otwórz i zwróć uwagę na jego układ. Jeżeli robisz zakupy w sklepie internetowym, obejrzyj zdjęcia - w dobrym sklepie on-line z pewnością znajdą się fotografie przedstawiające nie tylko obwolutę kalendarza, ale również jego wnętrze. Zobacz, jak dużo miejsca przeznaczone jest na codzienne notatki. Jedna strona na jeden dzień to rozwiązanie optymalne. Sprawdź także, czy każdy dzień podzielony jest na godziny - to ułatwi Ci zapisywanie dat wizyt lekarskich i spotkań, które mają się odbyć o określonej godzinie. Przyglądając się zawartości kandydata na Twój nowy kalendarz, poszukaj stron poświęconych zbiorczo całemu tygodniowi i miesiącowi - to dobre miejsce, aby zaznaczyć daty najważniejszych wydarzeń w tym miesiącu i mieć przejrzysty plan na całe 4 tygodnie.

Wstążeczki i zakładki - dla szybszego wyszukiwania

 

Istotnym elementem kalendarza są też takie drobiazgi jak wstążki, które ułatwiają wyszukiwanie aktualnej lub ważnej dla Ciebie daty. W niektórych kalendarzach możesz zauważyć perforację w dolnym rogu każdej ze stron - to kolejny system ułatwiający wyszukiwanie aktualnej daty, jednak z naszej perspektywy mniej wygodny - raz wyrwanego rogu nie możesz już przyczepić, a wstążeczkę możesz przekładać w przód i do tyłu tak często, jak tylko chcesz.

 

Solidne zamknięcie - dla dobrej kondycji Twojego terminarza

 

Zwróć także uwagę na to, czy kalendarz jest zamykany. Najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest gumka, którą spinasz kalendarz, utrzymując go w ryzach. Taka gumka z pewnością Ci się przyda - dzięki temu Twój terminarz na pewno się nie otworzy i nie zagnie podczas transportu. Pomocna okaże się także niewielka pętelka z gumki, w której będziesz mógł trzymać swoje wieczne pióro. Taki zestaw umożliwi Ci notowanie zawsze i wszędzie.

 

Dlaczego właśnie kalendarz książkowy?

 

Już sama ilość elementów, na które powinieneś zwrócić uwagę podczas wyboru swojego nowego kalendarza, powinna Ci uświadomić, jakie ma on zalety.

 

  • Przede wszystkim, korzystając z takiego kalendarza, możesz mieć go zawsze przy sobie. To dużo skuteczniejszy sposób na organizację własnego czasu niż kalendarz ścienny czy żółte karteczki samoprzylepne.
  •  Zapisywanie planu zajęć i jego wizualna organizacja pozwoli Ci skupić się na tym, co zamierzasz zrobić i wizualizować sobie to, jakie zadania przed Tobą stoją i jaki powinien być ich rezultat. Pisząc, wyobrażasz sobie finalny efekt i dzięki temu jesteś o krok bliżej wykonania zadania.
  • Co więcej, zapisując, zapamiętujesz. Jeżeli wpiszesz coś samodzielnie do swojego kalendarza, jest większa szansa, że o tym nie zapomnisz. Nawet jeżeli zapomnisz, co miałeś zrobić, będziesz miał świadomość, że zapisałeś to w kalendarzu i w każdej chwili możesz do niego zajrzeć.
  • Kupując kalendarz książkowy, możesz dopasować jego format do swoich potrzeb. W sklepach internetowych i stacjonarnych znajdziesz zarówno kalendarze w formacie A5, A4, jak i w wielu innych. Możesz dopasować go do rozmiaru swojej ulubionej torebki lub plecaka, którego używasz na co dzień.

 

Skoro już wiesz dlaczego warto posiadać kalendarz i jaki model wybrać, przejdźmy do tego jakich błędów należy się wystrzegać, wypełniając swój plan zajęć.

 

1. Nie wypełniaj kalendarza po same brzegi!

 

Aby pracować wydajniej i efektywniej, musisz zrozumieć, że doba ma tylko 24 godziny, a dzień Twojej pracy zaledwie 8. Wiele osób zapisuje swój kalendarz od początku do końca, każda godzina od 7.00 do 22.00 jest zaplanowana. To wielki błąd! W końcu każdy z nas potrzebuje przerwy, musi zjeść śniadanie czy obiad, nie mówiąc już o niespodziewanych wydarzeniach i spotkaniach. Nie możesz wiedzieć, czy w Twoim biurze nie zepsuje się jakieś urządzenie biurowe, albo czy nie spotkasz na swojej drodze klienta, który będzie zadawał wyjątkowo dużo pytań, przez co wasze spotkanie znacznie się wydłuży - takie rzeczy po prostu się zdarzają. Dobrą metodą jest trzymanie się zasady "60/40". Co to oznacza? Zaplanuj wyłącznie 60% swojego czasu, który spędzasz w pracy. To około 5 godzin. Nikt nie jest w stanie pracować 8 godzin bez przerwy. Zawsze załóż jakiś margines błędu.

 

2. Nie zapominaj o czynnościach oczywistych

 

Kiedy wpisujesz w swój kalendarz spotkanie z potencjalnym kontrahentem, dolicz do tego czas, jaki musisz poświęcić na dojazd na miejsce spotkania. Wielu z nas zapomina o zapisywaniu tego rodzaju aktywności, które są częścią naszego życia i to czynnością dość czasochłonną. Zapominając o tym, jak dużo czasu zajmuje sam dojazd czy dojście na spotkanie, łatwo ulec pokusie wpisywania zadań "na styk". Jeżeli to zrobisz, okaże się, że dwa zadania nachodzą na siebie i staniesz przed trudnym wyborem, czy nie dokończyć wcześniej rozpoczętego zadania, czy spóźnić się na umówione spotkanie.  Po co Ci te nerwy?

 

3. Nie wpisuj zbyt wielu obowiązków

 

Ta zasada łączy się z pierwszą zasadą, jednak nie jest z nią tożsama. Niektórzy z nas mają tendencję do wpisywania zbyt wielu czynności, które powinny zostać zrobione danego dnia. Nie okłamuj się - jeżeli wpiszesz zbyt wiele obowiązków, na pewno nie wypełnisz wszystkich swoich zadań. Nie planuj więcej niż 3 ważnych zadań na jeden dzień. To absolutne maksimum. Lepiej, żebyś skupił się na jakości, niż na ilości. Pamiętaj - jutro też jest dzień.

 

4. Nie rezygnuj z analizy

 

Kiedy wypełnisz jakieś zadanie, skreśl je ze swojej listy to-do. To naprawdę satysfakcjonujące, widzieć jak obowiązków ubywa. Linia przekreślająca nazwę zadania świadczy o tym, że dobrze się spisałeś, a jednocześnie pozwala Ci na analizowanie tego, jak zarządzasz swoim czasem. Minął pierwszy miesiąc korzystania z kalendarza? Cofnij się w przeszłość i przejrzyj strony z poprzednich tygodni. Zastanów się nad tym, czy i w jaki sposób używałeś swojego kalendarza? Czy wypełniałeś go na bieżąco, czy na wyrywki? W jakich porach dnia wolisz planować? Zwróć uwagę na to, jak wiele zapisałeś i jak wiele spośród zapisanych zadań oznaczyłeś jako zakończone. To proste ćwiczenie powie Ci bardzo wiele o Twoim sposobie pracy i pomoże Ci organizować czas w kolejnych miesiącach.

 

Zasada główna - nie daj się zwariować!

 

Mamy nadzieję, że powyższe porady pomogą Ci zapanować nad czasem w kolejnym, pełnym wyzwań roku. Wypróbuj papierowy kalendarz jako jeden ze sposobów zarządzania czasem. Jeżeli zdecydujesz się na zakup takiego kalendarza, wcale nie musisz rezygnować z dobrodziejstw cyfryzacji. Kalendarz książkowy może iść w parze z kalendarzem cyfrowym, którego używasz na komputerze czy na komórce. Wypełniając kolejne strony, nie daj się zwariować! Pamiętaj, że kalendarz to tylko kolejny artykuł biurowy, który ma Ci pomagać, a nie przeszkadzać. Eksperymentuj, testuj, próbuj, a jeżeli uznasz, że to nie jest metoda dla Ciebie, po prostu zrezygnuj. Kolejny rok to kolejna doskonała okazja, aby wypróbować nowy sposób organizacji swoich obowiązków.

 

Dowiedz się więcej na stronie https://alibiuro.pl/